上手に業務管理をして、計画を立て、それをすべて実行するためのカギ
とにかく時間に追われている、そんな人におすすめしたいのが吉都紀太介氏の『「時間」はどこへ消えたのか?―――「期限」が仕事を遅くする』だ
僕もね、ちゃんと色々と計画して進めているつもりだったんだけどね、お話しにならないくらい全然甘かった
この本を読んだら、多くの人が本当にきっちり段取りするための考え方を知ることができるはずだ
いちど読むだけで今日から業務が早くなる
この本で紹介されている仕事が遅くなる原因が3つある
- 放置
- 忘失
- 待機
著者によると、仕事の9割はこれら3つのどれかによる停止状態になってしまうんだそうだ
今回はその中から”放置”をピックアップして紹介したいと思う
え？ 仕事を放置なんかしてないって？ 9割も仕事止めてない？ いやいや僕もそう思ってたんだよ、この本を読むまではね
「期限」が仕事を遅くする
あなたも業務の予定を管理するのにタスクスケジューラとかToDo管理ツールを使っていると思うけど、それで設定できるのは”期限”だよね？
実はこの”期限”というのが仕事を遅らせる元凶なんだよ
「いつまでにやればいい」と考えていると、「その期限までやらなくていい」と考えてしまいがちだ
そして実際にすべての仕事を期限ギリギリにこなそうとするから突発的な業務は当日の予定に上積みするしかなく、今日も明日もまた残業……となるってわけ
スケジュールには「行動」を書く
本当に大事なのは「いつまでにやるか」じゃなくて「いつやるか」なんだよね
「いつまでにやればいい」と考えているから結局全部を先送りしてしまって期限直前になってしまってバタバタしてしまい「時間がない」の繰り返しになる
先送りというのは”やらなければいけないことをやらずに他の事をやっている”状態のことだ
ToDoリストは捨ててスケジュールを立てよう
そもそも従来のToDo管理ツールを使うと”期限”しか設定できないから「これはいつやる」という予定は立てられないんだよね
言ってみれば「期限までに手が空いたらやる」という管理しかできないわけだけど、「じゃあそれはいつなんだよ」と
だから必要なのは”期限”しか管理できないToDoリストではなく、”行動”を管理するスケジュールなんだ
”行動”で書くようになるだけで、最近の僕はずいぶんと時間に余裕が生まれたよ
突発の仕事が来ても上積みしない
”期限”がここだから前もって”行動”はここにしよう
こう考えるようになると、突発の仕事が来ても「しょうがない、じゃあ今やってることは明日にしよう」「次の業務を何日に段取りし直して時間を空けよう」と考えることができるようになる
でも全部期限ギリギリでやっているともう後には動かせないよね
最適なスケジュール管理ツールの情報募集中
これは持論だけど、「今日なにやる」ではなく「何時に何をやる」まで落とし込めるツールがいい
僕の場合は10分くらいの細かいタスクもあるので、それくらい細かく見れるツールを今探しているんだけど、これがないんだよなー
設定はできるんだけど、それくらい細かいタスクだと一覧表示したときに潰れてしまって見えないんだ
もうこればっかりはしょうがないから、今はノートに手書きしてる
放置・忘失をなくせば待機による停止状態も減る
今回は放置だけを紹介したけど、この本には忘失と待機を防ぐ方法もバッチリ書かれているよ
いちど読むだけで「あーそういうことか、よしやろう」とすぐ実践できる内容というのがまたいい
正直なところ、「仕事しながらプライベートの用事も人並みにはあるし、1日1件のペースで記事を公開するなんて無理じゃね？」と思っていたんだけど、本当に”期限”の管理を捨てて”行動”を書くようにするだけで、今のところ無理なく可能になっている
きっと、読んだその日からあなたも時間の余裕が生まれるよ
非常にシンプルな考え方で読んですぐに身につく内容なので、ぜひあなたも読んで一緒に実践しよう
3秒で見返す! 本書のポイント
- 次の業務を把握し、必要以上の完成度を求めて時間を使わない
- スケジュールには「行動」を書く
- 放置・忘失をなくせば待機による停止状態も減る
1分でわかる！ 本書の要約
- 次の業務の内容を把握し、今の業務をいつ終えるかの計画が必要
- 無計画だから必要以上の完成度を求めて時間を使う
- スケジュール帳にはすぐに実行できる粒度に分解した「行動」を書く
- 確認・検討などの個人業務は行動として書くのを忘れやすい
- 期限の逆算による安心感が放置により開始時期の遅延を招く
- ほとんどのPJは放置・忘失・待機による停止中の状態
- 時間を要さず業務を大きく進める費用対効果の大きいタスクを優先して進める
- 早く終わったら無意味に時間を埋めない
- 放置を防ぐには次の行動予定を具体化すること
- 正しいスタートのタイミングは「今すぐ」 後回しにして速さでカバーしようとしない（速さより早さ）
- 依頼先の行動依存による放置は自分の怠慢
- 待機による停止は放置と忘失をなくせば自然と減る
次回予告
最近、ディズニーに関するビジネス書や実用書が何冊か出版されているよね
次回はそんな流れに乗って、ディズニーの集客に対する考え方が書かれた本を紹介するよ
これからマーケティングに携わる人の大切な心構えを得ることができる一冊になるはずだ
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